Ділове листування. Зразки службових листів
Головна » Ділове листування — зразки службових листівІнформаційно-довідкові документи, чи то електронні повідомлення, факс або службові листи, відносяться до ділового листування. Це невід’ємний засіб зв’язку між підприємствами, партнерами та клієнтами. Ділове листування включає в себе обмін думками, ідеями і пропозиціями, тобто є відкритим для ознайомлення зацікавленими особами і носить діловий характер.
Кожен лист, який надійшов до організації або був відправлений з неї, фіксують в реєстраційному журналі (електронній базі даних). Йому присвоюють вхідний/вихідний номер і зазначають дату.
Зразки та шаблони службових листів для ведення ділового листування. Оберіть потрібний приклад:
Види службових листів
В залежності від змісту службові листи поділяються на наступні:
- Інформаційні – в яких керівництовом чи органами влади і управління різних рівнів розсилаються матеріали офіційного характеру. У них можуть міститися нормативні документи, правила поведінки, додатки тощо. Такі листи підписуються керівником.
- Листи повідомлення — зазвичай направляються юридичними особами та індивідуальними підприємцями на адресу своїх партнерів, клієнтів чи держструктур. Вони сповіщають про зміни, що відбулися, наприклад: зміну адреси розташування, платіжних реквізитів, наявності заборгованості, призупинення дії і т.п.
- Супровідні — використовуються для відправки документації (каталогів, протоколів, нормативних актів), які не мають адресної частини.
- Листи претензії — складаються юридичними або фізичними особами у разі виявлення раніше обумовлених в письмовому вигляді порушень з метою відшкодування збитків. До тексту додаються акти документування, що підтверджують обгрунтованість претензій і мають доказову силу.
- Листи-запити — направляються з наміром отримання інформації, офіційних даних або документів.
- Листи-сповіщення — інформують про майбутні заходи і запрошують до участі. У них вказується місце, час проведення, програма і організаційні моменти. Підписуються відповідальною особою.
- Листи-прохання — поширений вид ділового листування. Ці послання використовуються при зверненні однієї організації до іншої з проханням надання послуги, узгодження дій, отримання відомостей про товар тощо.
- Листи-відповіді — є відповідями на листи-запити або пропозиції. Вони можуть бути позитивними або негативними.
- Листи-запрошення, листи-подяки, листи-привітання та інші види службових листів.
Правила оформлення та структура ділового листа
Формування репутації бізнесу з боку партнерів і клієнтів багато в чому залежить від здатності грамотно складати, оформляти і вести службову кореспонденцію. Для цього співробітникам підприємства необхідно дотримуватися правил зовнішнього або внутрішнього ділового листування.
- Організація повинна використовувати власні фірмові бланки з реквізитами (логотипом, спеціальним шрифтом, контактними даними і повною назвою).
- При оформленні листа слід дотримуватися типової розмітки сторінки. Загалом листи пишуться на лицьовій стороні бланка. Якщо йдеться про декілька листів, то використовується також лицьові сторони і на кожній з них ставиться номер.
- Офіційно-діловий стиль службового листа передбачає короткий виклад змісту, конкретне формулювання, вживання штампів і шаблонних зворотів.
Загальна структура службового листа наступна:
- Вступна частина. Починається лист з шанобливого звернення. Далі слідує вступ, де стисло вказується намір, констатація факту, введення в суть вирішуваних проблем.
- В основній частині описується подія, ситуація, що склалася, змістовний аналіз і вагомі докази.
- Заключна частина містить обґрунтовані висновки у вигляді переконливого прохання, прийнятної пропозиції, делікатного нагадування, зваженої думки, можливої відмови. Підпис у ввічливій формі.
Корисні поради та рекомендації
Тексти ділового листування мають характерні ознаки.
- Зміст повинен бути лаконічним. Короткий виклад думок і використання найменшого числа слів заощадить дорогоцінний час зайнятої людини. Тільки важливі деталі, факти, цифри.
- Чітка структура спростить прочитання листа. Заздалегідь продуманий план дозволить конкретно вказати на значимі аспекти проблеми. Для спрощення читання бажано розбивати текст на абзаци, кожен з яких має містити певну концепцію.
- Неприпустимість емоцій. У службовому листуванні не повинно бути емоційного відтінку. Але стриманість, розважливість, серйозність, практичність — обов’язкові.
- Не варто вживати надто витіюваті пропозиції. Простота у викладі дасть людині можливість швидко зрозуміти зміст прочитаного і зорієнтуватися.
- Неприпустима наявність орфографічних і стилістичних помилок. Перед тим, як відправити лист, слід його прочитати і відкоригувати.
Написання ділового листа вимагає бездоганності, правильного юридичного оформлення, грамотного висловлювання — все це є знаком поваги і сприяє встановленню взаємовигідних зв’язків, покращує відносини.
Лист-запит. Зразок листа-запиту
Лист-запит — різновид документів ділового листування, що відноситься до довідкової групи. Він використовується для отримання необхідної офіційної інформації, довідки або документів, що уточнюють умови угоди, сертифікацію продукту, каталог послуг та інше. Іншими словами, отримати відсутню або підтверджуючу інформацію.
Офіційного стандарту написання листа-запиту немає, його зміст можна викладати в довільній формі, дотримуючись при цьому загальних правил складання ділової документації.
Лист-запит бажано оформляти на офіційному бланку установи-відправника із зазначенням всіх необхідних стандартних реквізитів: найменування та код організації, ІНН, адреса і поштовий індекс, контактні телефони, e-mail, факс, з номером реєстрації в вихідній документації — це додасть листу офіційності. Документ оформляється на аркуші стандартного формату виключно з однієї сторони. Для продовження листування додають ще один лист, при цьому застосовують нумерацію сторінок.
Правила написання та оформлення листа-запиту
Заголовок документа, що розкриває суть запиту (запит про …), вказувати рекомендується, але він не обов’язковий.
Починати лист слід з персонального звернення до одержувача. Відповідно правил ділового етикету допускаються звернення: «Шановний Вікторе Івановичу!», «Шановний пане Сидоров!». Не варто вживати в зверненні скорочення. Усі слова мають писатися повністю, це вказує на вашу повагу до адресата.
У самій суті запиту потрібно чітко і лаконічно сформулювати вимогу або уточнення необхідної інформації, використовуючи стандартні формулювання: в цілях … просимо направити …, просимо вислати на нашу адресу, для укладення … просимо повідомити і т.д. Опишіть важливість надання необхідних відомостей: для термінового оформлення, щоб уникнути конфлікту, в зв’язку з терміновим переглядом та інше. Стиль написання запиту носить офіційний, максимально інформативний характер, без ліричних відступів від теми.
Лист-запит передбачає отримання листа-відповіді. Якщо рішення потрібно отримати в певний термін, то буде доречним в тактовної формі вказати термін отримання відповіді або конкретну дату: просимо дати відповідь в тижневий термін, прошу видати документи при першій нагоді і т.д.
Текст листа повинен бути коротким, написаним простими фразами в нейтральному тоні. Не допустимі орфографічні та пунктуаційні помилки, фрази з погрозами і ультиматумами. Нейтральний тон з повною відсутністю емоційного підтексту — норма офіційного листування.
Завершують послання коротким підбиттям підсумків. Резюмуючи вищевикладене, припустимо ввічливо висловити надію в те, що дана проблема найближчим часом буде вирішена: наша компанія зацікавлена в …, з надією на … У висновку також допустимі етикетні фрази: з нетерпінням чекаємо, будемо вдячні, буду сподіватися на швидку відповідь, сподіваюся на подальшу співпрацю.
Запит засвідчується підписом відправника з розшифровкою (ПІБ, посада) із зазначенням дати, при необхідності ставиться печатка.
Вносити будь-які поправки або доповнення до підписаного листа не допустимо.
Складається документ в єдиному екземплярі. Він підлягає візуванню в журналі вихідної документації з номером, присвоєним йому при складанні, і датою реєстрації.
Зразок комерційного листа-запиту
Шановний Віктор Семенович!
Менеджери нашої компанії уважно ознайомилися з каталогом вашої продукції, де представлено нові сантехнічні товари з кераміки та нержавіючої сталі. Деякі із запропонованих колекцій нас зацікавили, та ми вважаємо, що вони можуть успішно продаватися в мережі наших магазинів «СантехСвіт».
Будемо вам вельми вдячні, якщо ви до 21.01 надішлете нам детальні характеристики всіх товарів групи сантехнічної кераміки, актуальний прейскурант з урахуванням можливої знижки на оптові закупки. Також просимо зазначивши умови та вартість постачання продукції в наші магазини м. Київ.
Заздалегідь вам вдячні.
З повагою, заступник головного директору ТОВ «СантехСвіт»
Кривенко А.В.
Лист-запит на надання копій документів
| ТОВ «КиївЛасощі» м. Київ, вул. Львівська, 9а Тел. 00-00-00, Директору ТОВ «Молокава» В.А. Коваленку 01.01.2019 року, вих. № 29 |
Запит на надання копій документів
Шановний Валерій Антонович!
Для відновлення втраченої внаслідок пожежі в офісі документації просимо вас найближчим часом надіслати нам копії розрахункових документів про надходження і списання фінансових коштів, поставки, а також банківських виписок за рахунком ТОВ «КиївЛасощі» номер рахунку: 0000000000000000000 за період з 01.01.2017 по 12.12.2018 року включно.
Заздалегідь вам вдячні.
Головний бухгалтер ТОВ «КиївЛасощі» / Боженко / І.П. Боженко
Запит на бронювання номерів у готелі
Шановні панове! Наша компанія «Інженерінг-Аналітікс» планує провести зустріч з партнерами 15.10.2018 року у конференц-залі вашого готелю «Україна».
У період з 14.10 по 16.10 нам знадобляться 5 одномісних номерів, а також 3 номери на дві особи. У кожному номері неодмінно має бути стаціонарний телефон та можливість користуватися безлімітним інтернетом.
Просимо надіслати нам ваш прейскурант на вартість оренди конференц-залу, номерів, сніданок, та інші додаткові послуги.
По завершенню зустрічі ми плануємо влаштувати офіційний обід на 20 осіб у банкетній залі. Просимо вас надати інформацію про меню, та можливість проведення обіду 15.10.2018 близько 15:00.
З повагою,
Секретар ТОВ «Інженерінг-Аналітікс» / Власова / Власова І.Г.
Відправлення листа може бути здійснено будь-яким доступним методом: електронною поштою, факсом, кур’єром, але найкращий спосіб — звичайна доставка поштою країни. Електронною поштою запит може бути відправлений тільки при наявності електронного підпису.
Якщо відповідь не буде отримана, найчастіше застосовують лист-попередження.
Лист-повідомлення. Зразок листа-повідомлення
Лист-повідомлення — вид службового листування, що несе в своєму змісті інформацію про деякі новини або факти, які можуть бути важливими і відправнику, і одержувачу.
За призначенням листи-повідомлення ділять на ініціативні і відповідні, а за формою і змістом виділяють кілька категорій: повідомлення, підтвердження, сповіщення, рекламно-інформаційні та ін. Найчастіше вони невеликі за обсягом і короткі за змістом, тому складаються з декількох речень.
Функцією листа-повідомлення є інформування про місце, час, форму проведення офіційного заходу – конференції, круглого столу, засідання методичної комісії, форуму та ін. Крім того, повідомлення додатково може нести інформацію про умови і програми заходу, його порядку денного, про засновників та складі учасників, про пункт проведення пункті і місце знаходження, інші подробиці.
Ще один популярний різновид листа-повідомлення — сповіщення. У ньому повідомляється про зміну юридичної адреси, зміну назви фірми, ліквідації організації, зміну реквізитів, втрату документів тощо.
Найбільш часто зустрічаються рекламно-інформаційні листи-повідомлення. Цей тип використовують для поширення відомостей про товар, що просувається, або наданої послуги з метою залучення нових клієнтів, активізації продажів.
Оформлення листа-повідомлення
Лист-повідомлення не має стандартної форми написання, тому його зміст викладається в довільній формі. Але, як і будь-якого офіційного листа, у нього повинна бути чітка структура: заголовок, звернення, основна частина, висновок.
Відповідно до принципів офіційного листування, лист-повідомлення традиційно пишеться на фірмовому бланку установи-адресанта з обов’язковим зазначенням реквізитів підприємства: найменування та код організації, ІГРН, ІПН, юридична адреса та контактний телефон, e-mail, факс.
Далі з нового рядка посередині пишеться заголовок (повідомлення, сповіщення, підтвердження) з коротким викладенням змісту листа (про зміну, про втрату, про виключення тощо).
Після цього йде звернення до адресата: «Шановний Віктор Іванович!», «Шановні співробітники планового відділу!». В основній частині викладається причина, що пояснює привід звернення до адресата, і подробиці самої інформації. Ключовими поняттями в цьому контексті можуть бути стандартні вирази: в доповнення до договору, згідно з протоколом, на підставі домовленостей, у зв’язку з нововиявленими обставинами, згідно з указом уряду, щоб уникнути конфліктної ситуації, з метою ознайомлення рішення ради директорів, в цілях забезпечення безпеки, для узгодження спірних питань, у відповідь на Вашу телеграму і т.д.
Лист необхідно ввічливо завершити (з повагою, в будь-який час раді надати послугу, з найкращими побажаннями і т. д.).
Документ візується відправником із зазначенням дати, ПІБ, посади. Листи даного типу підписуються керівником компанії або його заступником, допускається ставити підпис секретаря. Якщо циркулярний лист і його зміст буде відправлено багатьом одержувачам одразу, то текст дозволяється залишити без підпису, можливо використовувати факсиміле. До того ж, при розсилці листів-повідомлень за списком, реквізит «адресат» є узагальненим (керівникам, юристам, співробітникам комерційного відділу тощо) або не оформляється зовсім.
Готові зразки листів-повідомлень
Лист-повідомлення про зміну директора
| Вих. № __ від __ «_______» 20__ р. | Директору ТОВ «СантехСвіт» (ПІБ директора) |
Повідомлення
про зміну директора східних філіалів ТОВ «СантехМрія»
Шановний (ПІБ директора)!
Цим листом повідомляємо вас про зміну директора східних філіалів ТОВ «СантехМрія» на підставі протоколу засідання ради деректорів від _____20__ р., новим головним директором призначена (ПІБ нового головного директора).
Копія протоколу засідання № ___ від _____20__ р. додається.
Додатки:
Копія протоколу засідання № ___ від _____20__ р.
З повагою,
Генеральний директор ТОВ «СантехМрія» (підпис) (ПІБ директора)
Повідомлення про звільнення
| ТОВ «СантехСвіт» Повідомлення «_______» 20__ р. №__ м. Львів | Головному бухгалтеру О.В. Корнієнку |
про звільнення
Шановний Олег Володимирович!
У зв’язку з ліквідацією західного філіалу ТОВ «СантехСвіт» доводимо до вашого відома про звільнення з посади головного бухгалтера на підставі (вказується підстава), яке відбудиться «_______» 20__ року.
При звільненні вам буде виплачено вихідну допомогу в розмірі двомісячного середнього заробітку згідно з _________.
Директор ТОВ «СантехСвіт»
Юрченко С. О.
Повідомлення про зміну юридичної та поштової адреси
Шановний (Прізвище ім’я по-батькові)!
Цим листом повідомляю Вас, що з _____20__ р. ТОВ «СантехСвіт» змінив юридичну та поштову адресу на: (індекс, місто, вулиця, будинок).
Прошу в подальшому в реквізитах використовувати вищевказану адресу.
Генеральний директор ТОВ «СантехСвіт»
(ПІБ генерального директора)
Лист-повідомлення про завершення акції
Шановні учасники акції!
Доводимо до вашого відома, що 01.02.2019 року закінчується акція «Подорож до Лондона», що проходила з нагоди відкриття нового магазину «Кошик» у м. Харків, головним призом якої є новий ноутбук ASUS ZXC10. Розіграш призів буде проведено 25.02.2019 року. Нехай щастить!
З повагою,
Директор
ТОВ «Кошик» Валентинов В.О. Валентинов
Зразок інформаційного листа про зміну юридичної та поштової адреси
Шановний (Прізвище ім’я по-батькові)!
Цим листом повідомляю Вас, що з _____20__ р. ТОВ «Агрохім» змінив юридичну та поштову адресу на: (індекс, місто, вулиця, будинок).
Прошу в подальшому в реквізитах використовувати вищевказану адресу.
Генеральний директор ТОВ «Агрохім»
(ПІБ генерального директора)
Ще декілька рекомендацій по написанню листа
Лист-повідомлення складається за одним певним фактом або кількома, якщо вони об’єднані спільною темою. Якщо подій кілька, то по кожній з них складається окремий лист.
Інформацію в листі потрібно доносити простими фразами, не використовуючи складних формулювань і речень. Пропозиції повинні бути без зайвих подробиць і емоцій, викладені чітко і доступно.
Дотримуйтеся нейтрального тону листа, зайва послужливість в ньому також недоречна.
Повідомлення не повинно містити орфографічних і пунктуаційних помилок.
Іноді в листі-повідомленні присутні програми (прайс-листи, брошури, графіки і таблиці, зображення, інформація з формулами і обчисленнями і т. д.). Їх докладають на окремих аркушах в якості доповнення.
Для листів-повідомлень рекомендується створити спеціальний шаблон, затверджений установою, і використовувати його стандартну форму з трафаретним текстом для подальшого ведення листування.
Допускаються будь-які стандартні і нестандартні способи відправлення листа. Зазвичай лист відправляють звичною поштою країни, але можна і за допомогою факсимільного зв’язку, кур’єрською службою, електронною поштою, факсом, співробітником.
Лист-вітання. Зразки листів-привітань
Лист-вітання — некомерційний вид ділового листування, який може бути адресований конкретній людині, групі осіб або установі, з метою висловити привітання чи напутні побажання в зв’язку з якою-небудь подією: ювілейною датою, днем народження, присвоєнням звання, отриманням нагороди, призначенням на посаду і т.д. Вітають і з приводу безлічі міжнародних та державних (Новий рік, День незалежності, 8 Березня та ін.), релігійних (Різдво, Великдень, Вознесіння і т.д.), професійних і корпоративних свят, важливих подій в особистому житті.
Для написання листа-вітання особливих вимог не передбачено. Його складають у довільній формі, з огляду на індивідуальні вподобання і спрямованість свята. Сенс будь-якого привітання — це щире вираження захоплення, уваги, сердечності, щоб адресат усвідомив, що він дійсно дорогий і необхідний.
Написання листа привітання близькій людині не має викликати труднощів, так як в цьому випадку ви конкретно знаєте, що хотів би почути адресат. Набагато складніше написати листа офіційній особі.
Пересічні вірші або банальні рядки, знайдені в інтернеті, навряд чи сподобаються. Кожному хочеться прочитати індивідуальне привітання, звернення саме до нього. Тим неприємніше, якщо лист — це просто розсилка, а текст складений «під копірку», в якому змінені лише імена і дати. Така формальність не викличе у адресата позитивних емоцій, він зрозуміє, що відправник не потрудився приділити йому час.
Правила оформлення листа-вітання
Лист має бути написаний від першої особи зі зверненням на Ви і прикметником «шановний». Текст не повинен бути безликим і нудним, але без панібратства. Не використовуйте абревіатуру, сленг, слова типу «самий-самий», «супер», «класний» і т.п. Просто проявіть вдячність адресату, розділіть з ним радість події і висловіть побажання ненудними фразами. Навіть якщо ви використовуєте вітальні цитати із засобів масової інформації, спробуйте перефразувати, інтерпретувати їх під свою ситуацію.
Зупинимося на деяких способах зробити лист-привітання оригінальним та неповторним.
Перше враження від листа залишає його дизайн. У нинішніх сучасних організацій для цих цілей розроблено Брендбук — новомодний внутрішньокорпоративний документ. Він містить основні елементи стилю компанії — палітру кольорів, логотип та інші символи (згадайте зелений колір відомого банку, хижака спортивної фірми, логотип гіпермаркету, знамените яблуко). Така символіка може бути використана і в листах-вітаннях. Для економії часу і коштів їх можна замовити у вигляді наклейок. Відправника такого листа одержувач ідентифікує зразу.
Адресату приємно буде отримати привітання на листівці ручної роботи. Вона повинна бути тематичною і відповідати святу чи події. Її дизайн — виключно ваша фантазія. Такі листівки можна замовити в спеціальних магазинах, у майстрів, на сайтах.
Ще один вид листа-вітання — електронна листівка. Це, мабуть, найзручніший варіант привітання. Для її створення потрібно близько десяти хвилин часу, щоб в електронний шаблон вставити текст, картинку чи анімацію.
Сувенірна поштова листівка теж має місце в діловій кореспонденції. Найчастіше це картка, інкрустована тисненням, рамкою і іншими прикрасами. Її потрібно просто заповнити необхідним текстом власноруч.
Лист-привітання не реєструється і номер йому не присвоюється.
Пам’ятайте! Флеш-листівки, привітання з прихованою рекламою, додатками, коміксами — все це залиште для особистого листування з друзями і близькими. Привітання в діловому листуванні — офіційне, що передбачає дотримання субординації.
Зразок листа-привітання з Новим Роком та Різдвом
Компанія «ТопВіпСвіт» від щирого серця вітає Вас з новорічними святами!
В минулому році ми розпочали наше співробітництво, покращили якість продукції, збільшили обсяги виробництва і разом досягли нових вершин.
Віримо, що і в Новому році наше співробітництво допоможе разом піднятися ще на декілька щаблів вище.
Щастя Вам, процвітання, міцного здоров’я і благополуччя!
З Новим Роком та Різдвом!
Директор ТОВ «ТопВіпСвіт» Шевченко Т.Г. Шевченко
Лист-вітання з ювілеєм фірми
Прийміть наші вітання з 20-річчям компанії «БудПроект»!
З самого моменту заснування ТОВ «БудПроект» незмінно досягала усіх поставлених перед собою цілей і ставала тільки успішнішою та сильнішою. Здатність бачити перспективу, навіть у складні для бізнесу економічні часи, дозволяє компанії протягом багатьох років успішно вести свої справи, налагоджувати нові зв’язки з закордонними інвесторами, і чесно та вигідно співпрацювати з партнерами.
Ваші кроки зважені, ризик виправданий, а успіх цілком заслужений! Ми цінуємо наше з вами співробітництво і тривалі партнерські відносини. Бажаємо компанії «БудПроект» подальшого процвітання та сміливих кроків, які допоможуть компанії досягти нових висот!
З повагою, ТОВ «Гарант-Інвест»
Зразок листа-вітання з днем народження
Шановна, Галино Степанівно!
Прийміть наші найщиріші вітання і найкращі побажання з Днем народження!
Від щирого серця бажаємо щастя, міцного здоров’я, нових творчих ідей, довгих років життя, благополуччя в родині і завжди відмінного настрою. Успіхів у Вашій цікавій роботі.
Бажаємо Вам нових викликів і успіхів у їх виконанні, цікавих завдань і творчих ідей, невичерпної енергії, удачі і відкритих горизонтів для здійснення всіх задумів!
Інформаційний лист. Зразок інформаційного листа
Найпоширенішим способом повідомлення є листи, які пов’язують між собою значні групи документів, різноманітних за змістом. Листи бувають вихідними і вхідними та мають велику кількість модифікацій.
Службова кореспонденція — велике об’єднання управлінських документів, які є інструментом взаємовідносин між приватними особами і цілими корпораціями. Інформаційний лист — один з видів таких послань, за допомогою якого адресату повідомляються формальні дані.
Ця група відправлень носить цілком стандартний характер та може містити в собі будь-яку інформацію:
- пропозиції, оповіщення про зміни (реквізитів, цін на товар), нагадування про виконання зобов’язань;
- комерційну рекламу;
- рекомендації щодо поліпшення якості продукції або робіт;
- вимоги нормативних положень або правових документів;
- повідомлення про співпрацю;
- позиції діяльності підприємства;
- терміни дії угоди або поставки та інше.
При необхідності до інформаційного листа додається супровідний лист з переліком важливих документів.
Правила оформлення інформаційного листа
Щоб написати будь-який офіційний інформаційний лист, треба скористатися загальноприйнятим фірмовим бланком, де вказуються необхідні реквізити. Обсяг тексту варіюється від одного абзацу до декількох аркушів. Стиль написання — тільки діловий.
Структура службового листа підпорядковується правилам оформлення листування такого характеру.
- Реквізити та контакти компанії вказуються зверху (в лівому кутку). Якщо є штамп, то в ньому необхідно проставити вихідний номер і дату складання.
- Всі дані адресата розташовують в протилежному верхньому кутку (посада керівника, назва підприємства і його адреса).
- Далі йде тема повідомлення, яку потрібно добре продумати і вказати (наприклад, «Про проведення конференції»).
- Вступний фрагмент цілком залежить від типу послання і його цілей ( наприклад, «Повідомляємо про організацію виставки»).
- Подальший виклад містить основну і докладну частину листа. Якщо є додатки, треба перерахувати їх і вписати кількість доданих документів.
- Закінчити лист належить у ввічливій формі зі вказанням посади і особистих даних відправника ( «З повагою, генеральний директор ТОВ« Рубін »Суховій А.А.»), підпис з ПІБ і контактний номер телефону.
Зразок інформаційного листа про зміну головного бухгалтера
| Вих. № __ від __ «_______» 20__ р. | Директору Харківського відділення ТОВ «Агросвіт-2» (ПІБ директора) |
Шановний (ПІБ директора)!
Про зміну головного бухгалтера
Цим листом повідомляємо Вас про зміну головного бухгалтера нашої організації на підставі наказу № ___ від _____20__ р. З _____20__ р. головним бухгалтером ТОВ «Агросвіт-2» призначена (ПІБ нового головного бухгалтера).
Копія наказу № ___ від _____20__ р. додається.
Додатки:
Наказ про призначення нового головного бухгалтера ТОВ «Агросвіт-2» № ___ від _____20__ р.
З повагою,
Генеральний директор ТОВ «Агросвіт» (підпис) (ПІБ директора)
Зразок інформаційного листа про проведення акції
Шановні учасники!
Просимо вас ознайомитися з умовами участі у велопробігу «Безпечні дороги» і підтвердити вашу згоду на участь. Ціль акції привернути увагу влади міста і автомобілістів до необхідності проведення транспортних реформ.
Велопробіг відбудеться _____20__ р. Колона стартує о 8:00 з площі Богдана Хмельницького та буде рухатись до площі Соборної.
Прийняти учать може любий велосипедист.
Записатися заздалегідь, отримати прапори і банери, завдати питання по акції можна за електронною адресою ____________.
З повагою,
організатори акції «Безпечні дороги».
Зразок інформаційного листа про зміну юридичної та поштової адреси
Шановний (Прізвище ім’я по-батькові)!
Цим листом повідомляю Вас, що з _____20__ р. ТОВ «Агрохім» змінив юридичну та поштову адресу на: (індекс, місто, вулиця, будинок).
Прошу в подальшому в реквізитах використовувати вищевказану адресу.
Генеральний директор ТОВ «Агрохім»
(ПІБ генерального директора)
Доповнення до викладеного
Залежно від переслідуваної мети, інформаційні листи поділяються на ряд видів.
- У листі-сповіщенні можна повідомити про зміну вартості послуг чи товару, про зміну керівника, про процеси перетворення та багато іншого.
- Якщо це рекламне відправлення, воно акцентує увагу читачів на події або якості товарів і послуг. Його завдання полягає у викладені переваг або в спонуканні до дій.
- Листи-сповіщення несуть інформацію про майбутній захід, конкретні умови, дату, місце проведення (конференції, наради або семінару).
- Головною функцією листа-повідомлення є відображення події, яка викличе інтерес партнерів з обох сторін.
- Лист-заява засвідчує здатність адресанта здійснити якусь діяльність.
- У листі-підтвердженні повідомляється про прийняття документів або товарів і їх оплаті.
Службовий лист повинен стати візитною карткою установи. Текст, у якого немає абзаців, пробілів, широких полів — не зацікавить одержувача.
Інформаційне послання здійснить задану функцію, якщо воно буде підпорядковано певному стилю:
- зміст повинен бути ясним, чітким, коректним;
- складати речення потрібно простою, доступною мовою;
- вітається застосування стійких словосполучень та зворотів писемного мовлення;
- щоб справити враження на адресата, потрібно представляти інформацію коротко і по суті;
- обов’язково приділяти увагу пунктуації та граматиці;
- не слід допускати двозначності, сленгу, слів-паразитів і емоційності.
Рекомендується писати в стриманому і доброзичливому тоні. Якщо не представляється можливості виконати доручення або прохання, не потрібно починати лист відмовою. Не прийнятно вимагати негайного вирішення питання і нав’язування очікуваного результату.
Як відправити?
Інформаційний лист можна відправити кількома способами.
- Найбільш поширений — електронний: дає можливість передати документацію в великих обсягах і в короткі терміни.
- Доставка поштою рекомендованим листом з повідомленням про вручення.
- Не виключається передача кореспонденції через факс.
- Часто використовуються послуги кур’єра, якщо особливо значущі папери потрібно доставити в найкоротший період часу і особисто секретарю.
Якщо керівництво дорожить репутацією своєї компанії, хоче підвищити авторитет, не бажає розривати співпрацю з партнерами, прагне налагоджувати нові взаємовигідні зв’язки, воно буде дотримуватися правил і культуру ділового листування — важливої складової сучасного бізнесу.
Лист-відповідь. Зразок листа-відповіді
Кожне підприємство в обов’язковому порядку веде службове листування. Це зручний засіб обміну відомостями між сторонами. До того ж письмові домовленості, на відміну від усних, мають юридичну силу.
Лист-відповідь є частиною ділового листування і складається у відповідь на офіційну пропозицію, запит або прохання. Він може містити як схвальне рішення (згоду), так і відмову. Такого роду листи в службовому листуванні підпорядковуються групі правил, яких потрібно дотримуватись при їх написанні. До них відносяться:
- Оперативність. При отриманні листа-прохання або запиту, потрібно негайно відреагувати і надіслати відповідь, щоб виглядати в очах клієнтів і підприємців відповідальним та надійним партнером.
- Належне оформлення. Складається на фірмовому бланку з необхідними двосторонніми реквізитами.
- Конкретність висловлювань. Лист-відповідь тематично підпорядковується запиту, тому в ньому повинні зберігатися:
- послідовність;
- терміни та визначення;
- семантичні поняття;
- грамотне викладення (переносити помилки з ініціативного листа не рекомендується).
Даний документ повинен містити посилання на початковий запит (дату та номер запиту). Це спростить обробку кореспонденції.
Лист відповідь з відмовою належить починати зі слів подяки. У тексті використовуються фрази в доброзичливому тоні, щоб не образити одержувача ( «На жаль, наше підприємство не має можливості прийняти Вашу пропозицію на цей момент»). Далі вказуються детальні причини відмови. Детальніше: Зразок листа-відмови.
Випадки в яких виникає необхідність складати і відправляти лист-відповідь:
- У загальнодержавні інстанції (наприклад, до податкової інспекції на запит про фінансову звітність).
- Імпортерам (якщо вони запросили прейскурант для оформлення замовлення).
- У відділення банків (наприклад, на вимогу довідки про ділову репутацію).
- У правові органи (при запиті об’єктивних доказових свідчень).
- Покупцям (на прохання про можливість і дату проведення поставки товарів).
- Фізичній особі (при запиті відомостей про вакансії на певну посаду в організації).
Правила оформлення листа-відповіді
Лист-відповідь може бути написаний від руки або в друкованій формі, з витриманим офіційно-діловим стилем. Це означає застосування мовних прийомів, та викладення інформації відповідно до прийнятих правил.
Текст листа повинен бути:
- офіційним, знеособленим, що підкреслює якусь дистанцію між контрагентами;
- адресним, тобто він призначений конкретній людині;
- без перекручування фактів;
- переконливим і обґрунтованим, що спонукає одержувача здійснювати зазначені дії;
- максимально повним для прийняття можливих рішень.
Перш ніж приступати до написання відповідного листа, необхідно вивчити всі питання, викладені в листі контрагента. Коротко відповісти по кожному з пунктів. Складати лист доцільніше на фірмових бланках при дотримуванні певних вимог:
- Повні реквізити компанії-відправника (назва організації, адреса, номер телефону, факсу та ін.)
- Вказуються в верхньому кутку сторінки. Справа пишеться посада та ім’я керівника компанії, куди та кому направлений цей документ ( наприклад, Голові ради директорів Ковальову С.І.).
- У реєстраційному журналі проставляється вихідний номер і дата відправлення листа. Запис потрібен для пошуку даних про листування в разі виникнення спірних питань.
- Коротка тема листа (не обов’язково).
- Наявність шанобливого звернення до представника, який отримує відповідь (наприклад, Шановний Сергію Івановичу).
- Основний текст (логічні відповіді на поставлені питання).
- Додаткова документація прикладається в додаток.
- Підпис директора або уповноваженої особи, печатка (не обов’язково).
Зразок написання листа-відповіді
| Генеральному директору ТОВ «ІнженерінгПлюс» (ПІБ генерального директора) |
Шановний (ПІБ директора)!
Нами уважно вивчена ваша пропозиція на постачання та обслуговування нового виробничого обладнання. На жаль, на думку наших фахівців, перелаштування нашого устаткування під нове виробництво обійдеться нам значно дешевше ніж купівля нового обладнання, тому ми відмовляємося від вашої пропозиції на постачання, але готові розглянути пропозицію по обслуговуванню нашого устаткування.
В.О. директора виробництва
ТОВ «ЕджСтрейч»
(ПІБ директора виробництва)
тел: 000-000-00-00
Email: [email protected]
Зразок листа-відповіді на запит
| ТОВ «СантехСвіт» м. Київ вул. Європейська 1, офіс 12 тел: 000-000-00-00 Email: [email protected] 01.01.2018 №__ Відповідь на лист-запит №__ від 11.11.2017 | Генеральному директору ТОВ «БудІнвест» Михайленко Д.В. |
Шановний Дмитро Володимирович!
Ви надіслали нам запит на отримання актуального прайсу на нашу сантехніку — документ в додатку. Також повідомляємо вам, що на великі оптові замовлення нашої продукції, ми робимо індивідуальні знижки, розмір яких, залежить від обсягу замовленого товару.
Ще одним бонусом є знижка в 40% на доставку товару в межах нашого регіону.
Додаток:
1. Прайс на сантехніку «СантехСвіт».
З повагою,
Головний менеджер з продажу
Антонов А.В.
ТОВ «СантехСвіт»
тел: 000-000-00-00
Email: [email protected]
Доповнення до викладеного
Швидким способом доставки кореспонденції є факс і електронна пошта. Для більшої впевненості в отриманні листа адресатом, особливо цінних паперів з додатками, можна скористатися послугами пошти. За допомогою кур’єрської служби документи доставлять особисто до канцелярії організації.
Лист-відповідь часто не потребує зворотної відповіді, тому що не містить пропозицій, запитів або прохань, а тільки інформацію, необхідну другій стороні. Але він може послужити початковим етапом у вигідній обопільній співпраці.
Лист-вимога. Зразок листа-вимоги
Лист-вимога – один з видів офіційного листа, в якому відправник змушує адресата нести відповідальність за порушення прийнятих на себе зобов’язань (погашення заборгованостей, відшкодування заподіяної шкоди, повернення грошових коштів, надання документів тощо).
Мета листа – проінформувати адресата про виниклі проблеми, примусити його до виконання висунутих вимог і попередити про можливі наслідки.
Відправником листа та його одержувачем, можуть бути як фізичні, так і державні юридичні особи, приватні підприємці.
Лист-вимога не має загальноприйнятої форми, затвердженої законодавством, але цей вид документа особливо важливий, тому що при правильному його складанні, завіренні і реєстрації, він може стати одним з доказів в судовому розгляді, вказавши на факт намагання вирішення проблеми без звернення до суду.
Лист складається на фірмовому бланку компанії, який має буди з усіма необхідними реквізитами: повне найменування та код установи, ОГРН, ІПН, юридична адреса, контактні телефони, e-mail, факс та ін. Це підкреслює статус листа і відправника.
З нового рядка посередині пишеться заголовок листа і далі звернення до адресата. Воно повинно бути ввічливим і по можливості персональним: «Шановний Петре Степановичу!», «Шановний пан Петров!». Якщо ПІБ одержувача невідомі, звертатися до нього слід за посадою «Шановний директор ЗАТ «північ»!». У зверненні неприпустимі скорочення типу «шан., зам. дир. і т. п.).
З нового абзацу вказується причина звернення, роз’яснюється суть інциденту, що виник. При підготовці листа потрібно чітко визначити, яка умова договору не виконана, яке право порушено, які обов’язки не дотримані. У цих випадках рекомендується використання стандартних виразів: виходячи з умов договору, у зв’язку з невиплатою, зважаючи на невиконання Вами зобов’язань, внаслідок поставки неякісного товару, внаслідок зриву доставки, через відсутність відповідних документів, через перевищення часу очікування і т. д. В якості доказів на цьому етапі допустимі посилання на витяги з офіційних документів, вказавши їх точну назву. У цьому випадку ваша вимога буде обґрунтованою.
У наступній частині листа в ультимативній формі висуваються конкретні вимоги і терміни їх виконання, використовуючи ключові стандартні фрази – вимагаємо надати реквізити платіжного документа про перерахування, негайно погасити заборгованість, виконати податкові зобов’язання, надати фінансову допомогу, повернути заборгованість, терміново вислати, відшкодувати заподіяну шкоду і т. д. Неодмінно вкажіть термін, протягом якого відповідач зобов’язаний задовольнити вимоги без звернення до суду. Грошова сума вказується цифрами і прописом.
Вкажіть заходи, які будуть вжиті в разі ігнорування вимог (зібрані матеріали будуть направлені до суду; буде призначений штраф, стягнеться неустойка, пеня тощо).
Лист-вимога має відповідати правилу: одна умова — один лист. Якщо їх пред’являється кілька, то по кожній з вимог складається окремий зразок. Кількість зразків може бути в довільній кількості, головна умова — правильно оформити копії.
У заключній частині листа потрібно залишити нейтральну фразу етикетного характеру (з надією на розуміння, будемо вдячні, з повагою та ін.).
Завершується лист реквізитом «підпис», що складається із зазначення посади, ініціалів та прізвища відправника (розшифровка підпису без дужок, ініціали пишуться перед прізвищем).
Для юридичного закріплення лист-вимога завіряється «мокрою» печаткою.
Стиль викладу претензії має бути виключно діловий та складатися з пропозицій і стандартних фраз в нейтральному тоні. Неприпустимі погрози, шантажі, образи, заклики до порядності. Текст не повинен містити орфографічних і пунктуаційних помилок.
До листа можуть додаватися документи (копії), що засвідчують правдивість порушень і правоту пропонованих вимог. У цьому випадку складається перелік документів і кількість аркушів кожного з них.
Лист реєструється в журналі вихідної документації і відправляється цінним або рекомендованим листом з відміткою про вручення. Відправка листа електронною поштою вкрай небажана, тому що в разі судового розгляду його отримання складно довести.
Зразок листа-вимоги про сплату боргу
| ТОВ «АвангардЕкспо» Україна, м. Львів, вул. Незалежності, 1 Тел. (000) 000 00 00 | Директору ТОВ «Інтерплюс» В.С. Шевченку |
16.04.17 № 202/4
Шановний Вікторе Сергійовичу!
Згідно з укладеним між ТОВ «Інтерплюс» (далі Замовник) та ТОВ «АвангардЕкспо» (далі Постачальник) договором № (номер договору) від 15.02.2019 року, Замовнику було поставлено товар (комп’ютерну техніку) на суму 100000 гривень (сто тисяч гривень).
Згідно з пунктом договору 4.7, в якому вказується кінцевий термін повної оплати, розрахунок за поставлений товар здійснюється Замовником протягом 10 банківських днів, з моменту його отримання та підписання акту отримання товару, який був підписаний 15.03.2019 року. Однак Замовником були порушені умови укладеного договору, а оплата не була переведена в встановлений договором термін.
Станом на 29.03.2019 року заборгованість Замовника становить 100000 гривень (сто тисяч гривень).
Враховуючи вищевикладене та керуючись нормами чинного законодавства, пропонуємо вам протягом 10 календарних днів з моменту отримання вимоги, перерахувати на наш розрахунковий рахунок №___ в Банку Україна усю вказану суму заборгованості.
У разі невиконання викладених вище вимог ми будемо вимушені звернутися до суду з метою стягнення суми боргу примусово, з нарахуванням пені, згідно проценту, який прописаний в пункті 4.8 договору № (номер договору), а також віднесенням на ваш рахунок витрат з оплати державного мита.
З повагою,
Головний юрист ТОВ «АвангардЕкспо»
Григоренко А.З.